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12 preguntas que hacer antes de firmar un software para campings (y las respuestas que deben preocuparte)
2026-07-31
Las demos de software son todas bonitas. Duran una hora, las hace alguien que sabe, y usan un camping de ejemplo en el que todo está ya configurado y todo funciona.
El problema se ve tres meses después, cuando descubres que tu tipo «parcela de tienda con sombra junto al bloque B» no cabe en el modelo de datos, o que tu ayuntamiento tiene una regla de tasa turística que el software no sabe expresar.
Estas doce preguntas sirven para que ese descubrimiento ocurra durante la demo. Están en orden: las primeras distinguen un software de aire libre de un software de hotel pintado de verde, las últimas distinguen a un proveedor de un vendedor.
Las preguntas sobre el modelo de datos
1. «¿Cómo se llaman las parcelas en vuestro sistema?»
Pregunta aparentemente tonta, en realidad decisiva. Si en la pantalla de configuración encuentras «habitaciones», «unidades» o «recursos» y las parcelas son una personalización de ellos, el software se ha adaptado al aire libre, no se ha pensado para él.
Buena respuesta: existe una entidad parcela, con sus atributos — metros, toma, sombra, tipo de vehículo admitido. Señal de alarma: «puedes llamarlas como quieras, basta con renombrar las habitaciones».
2. «¿Cuántos tipos de parcela puedo crear y cómo se comportan?»
No basta con poder enumerarlos: hace falta que cada tipo tenga su disponibilidad y su precio.
Buena respuesta: tipos ilimitados, cada uno con su inventario y su tarifa por temporada. Señal de alarma: el tipo es un campo de texto o una etiqueta, y la disponibilidad es una sola.
3. «¿Cuántas temporadas puedo definir, y las fechas las decido yo?»
Un camping italiano tiene al menos tres franjas y a menudo cinco, con fechas que cambian cada año y semanas especiales dentro de la temporada alta.
Buena respuesta: temporadas ilimitadas, con periodos de validez libres y un precio para cada combinación tipo × temporada. Señal de alarma: «puedes configurar alta y baja», o el precio de temporada es un porcentaje aplicado a un precio base. El porcentaje parece elegante y te obliga a hacer las cuentas a mano cada vez que un precio no sale redondo.
4. «¿La disponibilidad la calculáis por tipo o por parcela concreta?»
Es la pregunta técnica que más vale, y casi nadie la hace.
El huésped compra «una parcela para caravana con electricidad», no la parcela 47. Si el sistema calcula la disponibilidad sobre la parcela numerada y la asigna en el momento de la reserva, te hará rechazar reservas con el camping sin llenar.
Buena respuesta: disponibilidad por tipo, asignación de la parcela decidible hasta la llegada. Señal de alarma: «la parcela se asigna automáticamente a la reserva». Pregunta entonces si se puede cambiar, y cuánto cuesta en clics — que es la pregunta siguiente.
5. «Moved una reserva de una parcela a otra, ahora.»
No lo preguntes: pide verlo hacer, en la demo, en directo.
Es la operación que harás veinte veces al día en temporada alta: el grupo que quiere estar junto, la familia que pide más sombra, la parcela que se inunda después de la tormenta.
Buena respuesta: se arrastra en el planning, y la cuenta se actualiza sola si cambia de tipo. Señal de alarma: hay que anular y volver a crear la reserva. Si es así, en agosto no lo harás nunca, y los huecos del calendario te los quedas.
6. «¿Cómo gestionáis los temporadistas y las estancias largas?»
Un contrato de abril a octubre no es una reserva larga: tiene una cuota en vez de un precio por noche, ocupantes que van y vienen, y reglas distintas sobre tasa turística y pernoctaciones.
Buena respuesta: existe un tipo de estancia larga, la parcela queda comprometida todo el periodo, y las pernoctaciones efectivas se pueden registrar. Señal de alarma: «basta con hacer una reserva de 180 noches». Funciona, hasta que tienes que registrar a los nietos que pasan una semana en julio — y esos hay que comunicarlos a la policía y contarlos para la estadística.
Las preguntas sobre las obligaciones
7. «Alloggiati Web: ¿enviáis vosotros o me dais un fichero que subir?»
En las presentaciones ambas cosas se describen con las mismas palabras — «gestionamos Alloggiati Web» — y son trabajos completamente distintos.
Buena respuesta: el envío sale del sistema y el justificante se guarda junto a la reserva. Señal de alarma: «exportamos el fichero en el formato correcto». Vale, pero entonces cada día alguien tiene que entrar en el portal y subirlo, y en agosto ese alguien se olvidará.
La misma pregunta vale para el registro estadístico regional, que es una obligación aparte en una plataforma aparte.
8. «La tasa turística de mi municipio, ¿cómo la configuráis?»
Llévales la ordenanza de tu municipio y pide que la configuren delante de ti. Umbral de exención por edad, tope de noches consecutivas, exenciones especiales, tarifa para tu clasificación.
Buena respuesta: se configuran las cuatro variables, y el resumen para el ayuntamiento se genera. Señal de alarma: «se pone un importe fijo por persona». Con un importe fijo, las exenciones y el tope los aplicas a mano — y desde que eres responsable del impuesto, cada error por defecto lo pagas tú.
9. «¿Hay channel manager? ¿Para qué portales?»
Esta es la pregunta en la que conviene ser despiadado, porque es la que más cambia según cómo vendas.
Si el grueso de tu facturación llega de Booking, Camping.info, ACSI o Pitchup, un software sin sincronización te obliga a la doble introducción y al riesgo de overbooking. Es un requisito eliminatorio y no hay discusión.
Si en cambio vendes sobre todo en directo, es un tema secundario — y vale la pena recordar que cada reserva directa es una comisión menos.
Buena respuesta: «sí, con estos portales, sincronización cada X minutos, incluido en la cuota / cuesta X». Respuesta aceptable: «no, no lo tenemos». Señal de alarma: «somos integrables con todos los principales portales», sin nombres, sin frecuencias, sin precio. Es la forma educada de decir que no.
Las preguntas sobre la relación, no sobre el software
10. «¿Los datos son míos? ¿Cómo me los llevo?»
Es la pregunta que mide la relación de fuerzas, y hay que hacerla antes de firmar, no en el primer desacuerdo.
Buena respuesta: exportación completa, en un formato legible, que puedes obtener tú sin pedir permiso. Señal de alarma: «podemos prepararte una exportación bajo petición». Traducido: el coste de salida será su principal argumento en la renovación.
11. «¿Qué cuesta, además de la cuota?»
Que te escriban la lista, no que te la digan.
Las partidas que aparecen después de firmar, por orden de frecuencia:
- módulos adicionales para funciones que parecían incluidas
- comisión porcentual sobre las reservas directas
- coste por usuario adicional, cuando en agosto contratas a dos de temporada
- coste de la configuración inicial
- coste de la conexión con los accesos, si los tienes
- subida de la cuota al superar un umbral de parcelas
Buena respuesta: un precio que depende de una sola variable — cuántas parcelas gestionas — y todo lo demás incluido. Señal de alarma: un catálogo por módulos. No porque sea deshonesto, sino porque te obligará a decidir cada año si puedes permitirte una función que necesitas.
12. «¿Quién responde el 14 de agosto a las siete de la tarde?»
No preguntes si hay soporte: pregunta quién, cuándo y en cuánto tiempo.
Un software de camping se juzga en diez días al año. Si el 14 de agosto la barrera no abre o el motor de reservas da error, un ticket con respuesta «en dos días laborables» no es soporte.
Buena respuesta: un canal que responde en temporada alta, con tiempos declarados, y una persona que conoce tu configuración. Señal de alarma: «abre un ticket desde el portal». Pregunta cuál es el tiempo medio de respuesta en agosto, y si no lo saben, ya tienes la respuesta.
La pregunta número trece, la que cuenta
Al final de la demo, di esta frase:
«Repitámosla con mi tarifa y mis tipos de parcela.»
Manda la tarifa de la temporada pasada y el listado de parcelas por tipo, y pide un segundo encuentro en el que los configuren delante de ti.
Una hora sobre datos tuyos vale diez horas de presentación. Es ahí donde sale que tu tipo mixto no cabe, que tu ayuntamiento tiene una regla que el sistema no expresa, que tus tres semanas de precios especiales se convierten en tres tarifas separadas.
Y es ahí donde se entiende la otra mitad: cuántas ganas tiene ese proveedor de trabajar sobre tu caso. Quien te dice «no hace falta, funciona igual» te está anticipando cómo será la asistencia dentro de seis meses.
Nuestras respuestas, por corrección
Sería incorrecto publicar una lista de preguntas sin responderla.
Tipos, temporadas, precios por combinación, disponibilidad por tipo, movimiento en el planning, alojamientos fijos, temporadistas, tasa turística por persona con exenciones, Alloggiati Web e ISTAT automáticos, ticket fiscal: están, en producción.
Channel manager: no. No sincronizamos Booking, Camping.info, ACSI ni Pitchup. Está en estudio, no está prometido. Si vendes sobre todo a través de OTA, hoy no somos la elección correcta para ti — y preferimos decírtelo aquí que en la tercera semana.
Caja de bar, tienda y restaurante: no. Gestionamos la cuenta de la estancia, no el punto de venta.
Tarifa por persona completa — cuota de parcela más cuotas por adulto y niño por franja de edad, coche, electricidad: en desarrollo. Hoy el precio es por tipo de parcela y por temporada, con la tasa turística calculada por persona.
Precio: depende de cuántas parcelas gestionas, todas las funciones incluidas, sin comisiones sobre las reservas directas. Lo tienes todo en la página de precios.
Exportación de datos: son tuyos, te los llevas cuando quieras.
Si después de las doce preguntas quieres hacer una decimotercera, escríbenos. Y si tu tarifa es complicada, mejor: ese es justo el tipo de demo que nos interesa.
